Mesyuarat adalah pertemuan atau perhimpunan dua atau lebih orang untuk tujuan yang sah sama ada untuk kepentingan umum atau untuk kepentingan kumpulan individu tertentu. Pertemuan atau perhimpunan orang ramai yang sah untuk kepentingan umum merupakan satu mesyuarat umum, manakala pertemuan atau perhimpunan kumpulan individu-individu yang berasaskan kepada hak untuk hazir dan hak dalam prosiding adalah satu mesyuarat persendirian. Mesyuarat syarikat adalah satu mesyuarat persendirian yang boleh dihaziri oleh seseorang yang layak untuk menerima notis mesyuarat berkaitan dan dijalankan secara yang ditetapkan oleh peraturan-peraturan dan undang-undang yang berkaitan dengannya.

Jenis-jenis mesyuarat

Biasanya Perkara-perkara persatuan syarikat mengagihkan kuasa di antara pengarah-pengarah dengan pemegang-pemegang syer. Kedua-dua mekanisme ini bergerak melalui dua jenis mesyuarat yang utama, iaitu mesyuarat lembaga pengarah dan mesyuarat agung. Mesyuarat lembaga pengarah adalah mesyuarat pengurusan syarikat dalam perkara-perkara yang berkaitan dengan hal-ehwal korporat syarikat. Mesyuarat agung pula merupakan forum yang mewakili suara dan kepentingan pemegang-pemegang syer. Mesyuarat agung adalah medan pertemuan di antara pemegang-pemegang syer dan memainkan peranan sebagai pemerhati, penilai dan pemutus mengenai kewibawaan pengurusan lembaga pengarah, dan dalam masa yang sama juga berperanan melaksanakan kuasa tertentu yang dikhaskan kepadanya.

Mesyuarat agung terbahagi kepada mesyuarat agung tahunan dan mesyuarat agung luar biasa. Selain daripada mesyuarat lembaga pengarah, terdapat berbagai jenis mesyuarat lagi seperti mesyuarat berkanun, mesyuarat jawatankuasa, mesyuarat kelas dan sebagainya.

PROSEDUR DAN PERJALANAN MESYUARAT AGUNG

Kehendak undang-undang mengenai mesyuarat agung tahunan. Tiap-tiap syarikat perlu mengadakan mesyuarat agung tahunan sekali setiap tahun kalendar. Walau bagaimanapun sesebuah syarikat tidak perlu mengadakan mesyuarat agung tahunannya dalam tahun syarikat diperbadankan atau tahun berikutnya asal saja mesyuarat agung tahunannya yang pertama diadakan dalam tempoh 18 bulan daripada tarikh pemerbadanannya. Lat tempoh di antara sesuatu mesyuarat agung tahunan hendaklah tidak melebihi 15 bulan, kecuali jika lanjutan masa diberikan oleh Pendaftar Syarikat. Pada amnya tanggungjawab untuk mengadakan mesyuarat agung tahunan terletak kepada pengarah-pengarah. Walau bagaimanapun, anggota-anggota syarikat boleh memohon kepada mahkamah supaya memerintahkan sesuatu mesyuarat agung tahunan diadakan.

Perjalanan Mesyuarat Agung Tahunan

Pada mesyuarat agung tahunan, akaun dan laporan tahunan syarikat dibentangkan, dividen diluluskan, pengarah-pengarah dilantik, dan juruaudit dilantik atau dilantik semula dan fee mereka ditetapkan. Lain-lain urusan adalah dianggap sebagai 'urusan khas' dan dibincangkan dalam mesyuarat agung luar biasa, dengan diberi notis kepada pemegang-pemegang syer mengenai perkara-perkara yang akan dibincangkan. Mesyuarat agung luar biasa boleh dipanggil oleh pengarah-pengarah atau tertakluk kepada peruntukan dalam Perkara-perkara Persatuan, dua orang atau lebih pemegang-pemegang syer yang memegang 10% daripada syer berpengundian yang berbayar penuh boleh meminta pengarah-pengarah untuk memanggil mesyuarat agung luar biasa dalam tempoh 21 hari. Jika mesyuarat agung luar biasa tidak diadakan juga, sekurang-kurangnya separuh daripada pemegang-pemegang syer berkenaan boleh memanggil mesyuarat dalam tempoh tiga bulan. Pemegang sekurang-kurangnya 10% daripada syer berpengundian yang berbayar penuh, atau sekurang-kurangnya 100 orang pemegang syer boleh mendesak syarikat untuk membentangkan ketetapan dalam mesyuarat agung tahunan dan memberi ulasan mereka mengenainya kepada semua pemegang-pemegang syer. Notis mengenai ketetapan hendaklah diberikan kepada sekurang-kurangnya enam minggu sebelum mesyuarat diadakan, melainkanlah jika tarikh mesyuarat diubah selepas notis dihantar. Dalam hal keadaan yang khusus seorang pengarah atau seorang pemegang syer boleh memohon kepada mahkamah untuk memerintahkan mesyuarat diadakan.

Notis mesyuarat

Notis mengenai mesyuarat dan mengenai perkara-perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat perlu dikemukakan kepada juruaudit dan pemegang-pemegnag syer menurut peruntukan Perkara-perkara Persatuan syarikat. Notis perlu dikemukakan 21 hari sebelum mesyuarat agung tahunan dan 14 hari atau tujuh hari bagi lain-lain mesyuarat syarikat berhad dan tidak berhad. Notis 21 hari diperlukan bagi setiap mesyuarat bagi tujuan meluluskan suatu ketetapan khas. Notis mesyuarat agung tahunan perlu menyatakan mengenai mesyuarat yang akan dijalankan secara yang jelas dan pemegang syer syarikat anda boleh menyerahkan kuasa mengundi mereka kepada proksi yang boleh bercakap dan mengundi bagi pihak mereka.

Notis dianggap sebagai telah dikemukakan sebaik sahaja ianya dipos dan dianggap sebagai diterima oleh penerimanya. Walau bagaimanapun, adalah lebih baik jika Perkara-perkara Persatuan syarikat anda memperuntukkan bahawa jika terdapat sebarang peninggalan yang tak sengaja dalam pemberian notis atau jika notis yang dikemukakan tidak diterima oleh penerimanya, prosiding mesyuarat akan tetap sah. Biasanya anda tidak perlu memberi notis kepada pemegang-pemegang

syer yang berada di luar negeri.

Notis khas

Notis khas yang tidak kurang daripada 28 hari perlu diberikan kepada pemegang-pemegang syer mengenai ketetapan untuk melantik juruaudit yang baru atau untuk tidak melantik semula juruaudit dan untuk menggantikan atau menyingkirkan pengarah. Jika mungkin, anda perlu memberikan notis mesyuarat dan ketetapan pada masa yang sama tetapi notis ketetapan perlu diterima sekurang-kurangnya 21 hari sebelum mesyuarat.

Ketetapan

Ketetapan boleh merupakan ketetapan biasa, ketetapan khas atau ketetapan luar biasa. Ketetapan biasa dan ketetapan khas diluluskan melalui majoriti anggota yang sebenarnya hazir dalam mesyuarat berkaitan, manakala ketetapan luar biasa termasuk undi proksi. Ketetapan khas memerlukan 75% majoriti.

Kebanyakan urusan syarikat, termasuklah urusan penyingkiran pengarah dan penggulungan secara sukarela dalam hal keadaan yang ditetapkan dalam Perkara-perkara Persatuan hanya memerlukan kelulusan ketetapan biasa sahaja. Ketetapan khas diperlukan untuk mengubah peruntukan-peruntukan dalam Perkara-perkara Persatuan, dan pertukaran nama syarikat, pengubahan fasal tujuan-tujuan dan pengurangan modal yang menyentuh fasal-fasal dalam Memorandum Persatuan. Ketetapan luar biasa hanya diperlukan dalam penggulungan secara sukarela apabila syarikat menjadi tak solven, dan bagi tujuan penyatuan dan penyusunan semula syarikat. Salinan ketetapan khas dan ketetapan luarbiasa perlu dikemukakan kepada Pendaftar Syarikat dalam tempoh 14 hari selepas mesyuarat.

Pengerusi mesyuarat

Pengerusi lembaga pengarah biasanya mengendalikan mesyuarat, tetapi pemegang-pemegang syer boleh melantik orang lain untuk mempengerusikan mesyuarat, melainkan jika terdapat peruntukan dalam Perkara-perkara Persatuan yang melarangnya. Pengerusi bertanggungjawab untuk mengawal perjalanan mesyuarat dan menyelaras pendapat-pendapat yang dikemukakan dalam mesyuarat. Pengerusi hanya boleh memberikan pendapatnya dalam perkara-perkara sampingan sahaja. Dalam mengawal perjalanan mesyuarat seseorang pengerusi perlu membuat keputusan yang cepat berkaitan dengan sesuatu usul, pindaan dan kemusykilan. Biasanya Perkara-perkara Persatuan memberikan pengerusi, undi kedua dan undi pemutus jika berlaku kebuntuan dalam sesuatu pengundian.

Perjalanan mesyuarat lembaga pengarah: kuasa mesyuarat lembaga pengarah

Kebanyakan urusan sebenar syarikat diputuskan dalam mesyuarat lembaga pengarah. Mesyuarat lembaga pengarah juga membincangkan dan memutuskan mengenai sesuatu urusan formal yang ditetapkan oleh Perkara-perkara Persatuan, seperti meluluskan pemindahan syer. Mesyuarat lembaga pengarah boleh diadakan di mana-mana sahaja dan pada bila-bila masa. Biasanya Perkara-perkara Persatuan membenarkan lembaga pengarah untuk mewakilkan kuasanya kepada sesuatu jawatankuasa yang dibentuk untuk mengurus sesuatu perkara yang berkaitan dengan perlaksanaan operasi syarikat yang lebih khusus dan bersifat rutin.

Kuasa lembaga pengarah bergantung kepada peruntukan Perkara-perkara Persatuan, tetapi biasanya mesyuarat lembaga pengarah boleh meluluskan apa-apa ketetapan, yang tidak dinyatakan dengan jelas oleh Perkara-perkara Persatuan atau oleh undang-undang sebagai bidang kuasa pemegang-pemegang syer dalam mesyuarat agung. Kesannya, jika kuasa pengurusan diletakhakan kepada lembaga pengarah, ia seolah-olah boleh mengurus syarikat mengikut seleranya, tetapi pemegang-pemegang syer masih memegang kuasa penting yang tertentu dalam menentukan hala cara syarikat.

Kuorum

Jika kuorum ditetapkan dalam Perkara-perkara Persatuan, maka bilangan yang ditetapkan itu perlu hazir dalam mesyuarat lembaga pengarah tetapi ketetapan boleh diluluskan tanpa memanggil mesyuarat jika semua ahli lembaga pengarah telah dimaklumkan mengenai ketetapan berkenaan. Jika kourum tidak ditetapkan majoriti pengarah-pengarah yang hazir akan dianggap sebagai kourum.

Seseorang pengarah yang mempunyai kepentingan sendiri dalam sesuatu kontrak yang dibincangkan dalam mesyuarat tidak layak untuk mengundi.

Notis mesyuarat

Pengarah-pengarah perlu diberikan notis mesyuarat melainkan jika mereka tidak dapat dikesan, misalnya jika mereka berada di luar negeri. Notis boleh berbentuk ringkas, pendek dan tidak formal (malah boleh juga secara lisan) dan tidak semestinya menyatakan mengenai perkara-perkara yang akan dibincangkan, melainkanlah jika Perkara-perkara Persatuan menghendakinya.

Minit mesyuarat syarikat

Minit semua mesyuarat perlu disimpan dalam Buku Minit yang digunakan untuk tujuan demikian sahaja, dan perlu disimpan di pejabat berdaftar. Keputusan mesyuarat hendaklah dalam bentuk ketetapan dan ditandatangani oleh pengerusi atau pegawai lain. Keputusan mesyuarat yang dipersetujui oleh majoriti yang ditetapkan akan mengikat pengarah-pengarah. Perkara-perkara yang berbentuk prosedur yang tidak diliputi oleh Memorandum dan Perkara-perkara Persatuan dan tidak bertentangan dengannya boleh dicatatkan dalam minit. Tanggungjawab dan ruang lingkup aktiviti pengurusan biasanya ditafsirkan dalam bentuk minit. Anda juga perlu besetuju secara rasmi dan persetujuan anda perlu diminitkan, misalnya persetujuan anda mengenai siapa yang harus menandatangani cek syarikat jika anda tidak memakai bentuk deraf ketetapan yang biasanya diberikan oleh pihak bank syarikat.

RUJUKAN

A. AKTA SYARIKAT 1965

Seksyen 4.

Seksyen 52 (3).

Seksyen 53.

Seksyen 128.

Seksyen 129 (6).

Seksyen 129 (6).

Seksyen 132D.

Seksyen 137.

Seksyen 142 (1), (2), (3), (5), (7),

Seksyen 143 (1), (2), (4)(b).

Seksyen 144 (1), (2), (3), (4).

Seksyen 145 (1), (2), (3)(a)(b), (4), (5).

Seksyen 146 (1)(a)(b)(c), (2).

Seksyen 147 (1)(b)(c)(i)(ii)(d), (6).

Seksyen 148 (1).

Seksyen 148 (1), (2).

Seksyen 149 (1)(a)(c)(d)(2), (3), (5).

Seksyen 150.

Seksyen 151 (2).

Seksyen 152 (1), (4)(a)(b), (8).

Seksyen 152A.

Seksyen 153.

Seksyen 156 (1), (2), (3).

Seksyen 157 (1).

Seksyen 172 (2), (4).

Seksyen 174 (7).

Seksyen 176.

Seksyen 218 (1)(b).

Seksyen 355 (3).

Perkara 43, 44, 108, 111 Jadual A.

B. KES-KES MAHKAMAH

Baillie lwn Oriental Telephone & Electric Co Ltd (1915) 1 Ch 503.

Cane lwn Jones & YL (1981) 1 All ER 533.

Duomatic, Re (1969) 2 Ch 365.

El Sombrero Ltd, Re (1958) Ch 900.

Express Engineering Works Ltd, Re (1920) 1 Ch 466.

Foo Tong Eng lwn Po Gun Suan (1982) 1 MLJ 337.

Hartley Baird Ltd, Re (1955) Ch 143.

Henderson lwn Bank of Australasia (1888) 4 Ch D 170.

Holmes lwn Keyes (1958) 2 All ER 129.

Moorgate Mercantile Holdings Ltd (1980) 1 All ER 40.

Pedley lwn Inland Waterways Association Ltd (1977) 1 All ER 209.

Royal British Bank lwn Turquand (1856) 6 E & B 327.