Dalam Sharp lwn Dawes (1876) 2 QBD 26 'mesyuarat' didefinisikan sebagai "suatu perhimpunan orang ramai untuk tujuan yang sah" atau "pertemuan sekurang-kurangnya dua orang untuk apa-apa tujuan yang sah". Daripada definisi ini, jelas sekali bahawa perkataan mesyuarat itu merujuk kepada berbagai bentuk perhimpunan sama ada secara formal atau tidak formal.

Pada amnya, mesyuarat boleh dikategorikan kepada dua bentuk yang utama: mesyuarat awam dan mesyuarat persendirian. Mesyuarat awam melibatkan perkara-perkara yang berkaitan dengan kepentingan awam dan boleh disertai oleh semua orang, walaupun masih tertakluk kepada batasan fizikal, geografi dan peraturan-peraturan berkaitan dengan ketenteraman awam. Mesyuarat persendirian pula melibatkan kepentingan bersama sesuatu kumpulan atau pertubuhan dan hanya boleh disertai oleh ahli kumpulan atau pertubuhan tertentu sahaja.

Mesyuarat awam tidak perlu dikawal oleh undang-undang yang khusus. Sebaliknya mesyuarat persendirian memerlukan suatu bentuk kawalan undang-undang yang khusus, kerana ianya melibatkan hak dan keupayaan ahli-ahli yang menyertai mesyuarat berkenaan. Berasaskan ciri-ciri yang tersebut, mesyuarat syarikat bolehlah dikategorikan sebagai mesyuarat persendirian.

PEMBAHAGIAN KUASA SYARIKAT

Biasanya Perkara-perkara Persatuan syarikat menetapkan pembahagian kuasa di antara dua organ syarikat:

• lembaga pengarah yang terdiri daripada pegawai-pegawai syarikat yang memegang amanah yang diberikan oleh syarikat, dan
• mesyuarat agung yang mewakili suara dan kepentingan pemegang-pemegang syer.

Pada amnya lembaga pengarah diberikuasa untuk mengurus hal-ehwal korporat syarikat. Mesyuarat agung pula (sebagai medan pertemuan pemegang-pemegang syer) memainkan peranan sebagai pemerhati, penilai dan pemutus mengenai kewibawaan pengurusan lembaga pengarah, dan dalam masa yang sama melaksanakan kuasa tertentu yang dikhaskan kepadanya.

Perkara 73 Jadual A misalnya menyebut dengan jelas mengenai pembahagian kuasa tersebut:

• Perniagaan syarikat hendaklah diurus oleh pengarah-pengarah. Pengarah-pengarah mempunyai kuasa untuk membayar semua perbelanjaan penajaan dan pendaftaran syarikat.

• Pengarah-pengarah boleh menjalankan semua kuasa syarikat, kecuali kuasa-kuasa yang telah ditetapkan oleh Akta atau Perkara-perkara Persatuan (termasuk pindaan-pindaannya) sebagai kuasa mesyuarat agung.

• Peraturan-peraturan yang dibuat oleh syarikat dalam mesyuarat agung tidak akan mengtaksahkan tindakan pengarah-pengarah yang dilakukan sebelum peraturan itu dibuat.

Pembahagian kuasa di antara mesyuarat agung dengan lembaga pengarah dinyatakan dengan lebih jelas lagi oleh Greer LJ dalam John Shaw & Sons (Salford) Ltd lwn Shaw (1935) 2 KB 113,134:

• Syarikat adalah suatu entiti yang berasingan daripada pemegang-pemegang syer atau pengarah-pengarahnya.

• Perkara-perkara Persatuan memberikan sebahagian daripada kuasa syarikat kepada pengarah-pengarah, dan sebahagian lagi kepada pemegang-pemegang syer untuk dilaksanakan melalui mesyuarat agung.

• Jika kuasa tertentu diletakhakan oleh Perkara-perkara Persatuan kepada pengarah-pengarah, pengarah-pengarah sahaja yang boleh melaksanakannya. Selepas kuasa tertentu diletakhakan kepada pengarah-pengarah, pemegang-pemegang syer tidak boleh lagi campur tangan.

• Jika sesuatu tindakan pengarah-pengarah tidak disukai oleh pemegang-pemegang syer, mereka hanya mempunyai dua pilihan, iaitu sama ada dengan meminda perkara-perkara berkaitan atau tidak melantik semula mana-mana pengarah yang bertindak dengan cara yang tidak dipersetujui oleh mereka.

• Pemegang-pemegang syer tidak boleh merampas kuasa yang ada pada pengarah-pengarah. Begitu jugalah, pengarah-pengarah tidak boleh merampas kuasa yang ada pada pemegang-pemegang syer.

KUASA MESYUARAT AGUNG

Walaupun kuasa tertentu diletakhakan oleh Perkara-perkara Persatuan kepada pengarah-pengarah, mesyuarat agung masih mempunyai kuasa untuk bertindak dalam hal keadaan yang berikut:

• Jika pengarah-pengarah bertindak secara mala fide atau menyalahgunakan kuasa fidusiari yang ada pada mereka, mesyuarat agung boleh campur tangan: Grant lwn UK Switchback Railways Co (1888) 40 ChD 135.

• Apabila berlaku kebuntuan dalam komposisi lembaga pengarah, mesyuarat agung mempunyai kuasa untuk melantik pengarah tambahan meskipun kuasa perlantikan telah diserahkan oleh Perkara-perkara Persatuan kepada pengarah-pengarah: Alexander Ward & Co Ltd lwn Samyang Navigation Co Ltd (1975) 1 WLR 673.

• Apabila berlaku perselisihan serius dalam lembaga pengarah yang tidak dapat diselesaikannya sendiri, mesyuarat agung mempunyai kuasa untuk membentuk suatu lembaga pengarah sebagai jalan keluarnya: Barron lwn Potter (1914) 1 Ch 895.

• Mesyuarat agung boleh bertindak sekiranya pengarah-pengarah bertindak melangkaui kuasa yang diberikan oleh Perkara-perkara Persatuan kepada mereka: Grant lwn UK Switchback Railway Co (1889) 40 ChD 135.

BATASAN KUASA PENGARAH-PENGARAH

Dalam hal keadaan yang berikut, pengarah-pengarah hanya boleh bertindak dengan terlebih dahulu mendapatkan kebenaran daripada anggota-anggota syarikat.

• Pengarah-pengarah tidak boleh membuat bayaran kepada seseorang pengarah kerana kehilangan jawatan atau persaraan tanpa terlebih dahulu mendapat persetujuan daripada mesyuarat agung: seksyen 137; Re Duomatic Limited (1969) 2 Ch 365.
• Pengarah-pengarah hanya boleh mengumpukkan syer syarikat (yang selain daripada syer penandatangan) dengan mendapat kebenaran daripada anggota-anggota:seksyen 132 D.

• Apabila pengarah-pengarah bercadang untuk melupuskan secara substansial harta atau pengusahaan syarikat: seksyen 132C.

• Apabila syarikat bercadang membeli aset bukan tunai bernilai melebihi RM 200,000 kepada seseorang pengarah atau menjual aset berkenaan kepada seseorang pengarah: 132E.

Mengikut rukun dalam Foss lwn Harbottle (1843) 2 Hare 461, apabila sesuatu dilakukan kepada syarikat, syarikatlah yang akan menentukan (sejajar dengan Perkara-perkara Persatuan) sama ada tindakan undang-undang akan diambil atau tidak. Anggota-anggota syarikat, apatah lagi pihak luar tidak mempunyai kuasa untuk berbuat demikian.

Walau bagaimanapun, terdapat lima kekecualian daripada kaedah ini:

• Jika syarikat terlibat atau bercadang untuk bertindak secara yang ultra vires: seksyen 20 (2)(a). Tindakan ultra vires meliputi juga mana-mana tindakan yang tidak semestinya ultra vires Memorandum dan Perkara-perkara Persatuan syarikat: mengikut Hakim Poh Swee Chin dalam Ting Chong Maa (1989) 1 KANUN (1).
• Jika sesuatu tindakan itu memerlukan persetujuan 75% daripada anggota-anggota: Baillie lwn Oriental Telephone & Electric Co (1915) 1 Ch 503; Edwards lwn Halliwell (1950) 2 AER 1004
• Jika sesuatu tindakan itu mencabuli hak pesendirian pemegang-pemegang syer: Ponder lwn Lushington (1877) 6 ChD 70; Hayes lwn Bristol Plant Hire Ltd (1957) 1l ER 685
• Jika syarikat melakukan fraud terhadap pemegang-pemegang syer minoriti: seksyen 33 (1); Cook lwn Deeks (1916) 1 AC 554; Daniels lwn Daniels (1978) Ch 406
• Dalam keadaan di mana kepentingan keadilan menghendaki agar kaedah itu dikecualikan: Prudential Assurance Co Ltd lwn Newman Industries (1982) 2 All ER 841