Notis mana-mana mesyuarat syarikat atau mesyuarat kelas anggota-anggota perlu diberikan sekurang-kurangnya 14 hari (atau lebih lama daripada itu mengikut kehendak Perkara-perkara Persatuan) sebelum mesyuarat: seksyen 145 (2).

Walau bagaimanapun kegagalan tak sengaja untuk memberi notis mesyuarat kepada seseorang anggota, atau fakta bahawa seseorang anggota telah tidak menerima notis itu, tidaklah menjadikan mesyuarat itu tidak sah: seksyen 145 (5). Ungkapan ‘kegagalan tak sengaja’ tidak meliputi keadaan-keadaan di mana notis tidak dikirimkan kerana salah sangkaan bahawa seseorang anggota itu tidak berhak untuk hadir: Musselwhite lwn Musselwhite & Son Ltd (1961) 1 Ch 964.

Notis mesyuarat agung tahunan yang lebih singkat (yang kurang daripada 14 hari) daripada yang ditetapkan oleh Akta: seksyen 145 (2) atau oleh Perkara-perkara persatuan boleh dibuat jika dipersetujui oleh semua pemegang-pemegang syer yang berhak hadir dan mengundi dalam mesyuarat berkenaan. Notis mesyuarat agung yang lain pula boleh diberikan dalam tempoh yang lebih singkat jika dipersetujui oleh anggota-anggota yang memegang 95% daripada nilai nominal syer yang mempunyai hak hadir dan mengundi: seksyen 145 (3). Notis, walau sesingkat manapun, perlu diberikan, tetapi persetujuan bertulis atau secara lisan, yang tidak semestinya diberikan dalam mesuarat berkenaan untuk mengenepikan notis, adalah memadai.

Notis mesyuarat agung tahunan walau bagaimanapun boleh diketepikan oleh majoriti yang memegang tidak kurang daripada 95% daripada nilai nominal syer yang mempunyai hak hadir dan mengundi. Bagi syarikat yang tidak bermodal syer, majoriti yang diperlukan ialah sekurang-kurangnya 95% daripada jumlah hak mengundi semua anggota yang berhak hadir dan mengundi: seksyen 145 (3).

PENYAMPAIAN NOTIS

Notis mesyuarat perlu disampaikan dengan cara yang ditetapkan oleh Perkara-perkara Persatuan kepada tiap-tiap orang yang berhak untuk hadir dan mengundi dalam mesyuarat. Perkara 108-110, memperuntukkan, yang intisarinya seperti yang berikut:

(a) Notis boleh diberikan kepada seseorang anggota sendiri atau dengan mengirim melalui pos ke alamat yang terdapat dalam Daftar Anggota-anggota atau ke alamat yang diberikan oleh orang berkenaan bagi tujuan penyampaian notis.

(b) Penyampaian notis melalui pos disifatkan sebagai berkuatkuasa dengan dialamatkan dengan sempurna, bersetem yang mencukupi (atau bentuk bayaran pos yang lain) dan pengiriman notis berkenaan hanya disifatkan sebagai disampaikan pada hari selepas hari dipos.

(c) Dalam kes pemegang syer bersesama, notis boleh diberikan kepada pemegang syer yang namanya disenaraikan dalam turutan awal dalam Daftar Anggota-anggota.

(d) Jika seseorang meninggal dunia atau bankrap, notis boleh diberikan kepada orang yang berhak kepada syer yang releven sama ada dengan menyampaikan kepadanya sendiri atau melalui pos. Jika diposkan, notis perlu dikirimkan ke alamatnya di Malaysia atau jika tiada alamat berkenaan, notis perlu dikirimkan ke alamat yang anggota-anggota berkenaan semasa penghujung hayatnya.

KANDUNGAN NOTIS

Notis mesyuarat agung perlu menyatakan tarikh, masa dan tempat mesyuarat dan inti sari urusan yang akan diurusi dalam mesyuarat: perkara 45.

Notis mesyuarat tidak perlu menyatakan mengenai perkara-perkara berkaitan dengan pengisytiharan dividen, pertimbangan akaun dan laporan pengarah-pengarah dan juruaudit, pemilihan pengarah-pengarah yang akan mengganti pengarah-pengarah yang bersara, dan perlantikan dan saraan juruaudit.

Sesebuah notis pada amnya hendaklah menunjukkan "tanda-tanda wajar dan munasabah mengenai apa yang sebenarnya dicadangkan untuk dilakukan" atau "notis gaya perniagaan yang wajar mengikut hal keadaan": Isaacs H dalam Ryan lwn Edna May Junction Goldmining Co NL (1916) 21 CLR 487.

Notis perlulah dapat memberikan justifikasi kepada penerimanya maklumat yang cukup untuknya membuat keputusan untuk hadir atau tidak mesyuarat berkenaan.

Kandungan notis perlu boleh difahami oleh orang biasa ("man in the street"): Hakim Wooten dalam Leigo lwn Marra Developments Ltd. Kandungan notis perlu mudah sehingga seseorang anggota yang berlari boleh membacanya: Hakim Chitty dalam Alexander lwn Simpson (1889) 4 ACLC 12.

Apabila notis mengenai urusan yang akan dibincangkan dalam mesyuarat telah diberikan, mesyuarat tidak boleh membincangkan perkara-perkara di luar ruang lingkup urusan tersebut: Efstahis lwn Greek Orthodox Community of St George & YL (1988). Ini kerana anggota yang menerima notis mesyuarat tetapi tidak mempunyai kepentingan dalam urusan tertentu yang dinyatakan dalam notis dan yang mengambil keputusan untuk tidak hadir mesyuarat tersebut telah dinafikan pelungnya untuk mengundi dalam perkara yang dia berkepentingan: Symes lwn Weedow (1892.

Ketetapan yang diluluskan dalam mesyuarat diputuskan sebagai tak sah jika ianya memberi kesan sampingan yang memberi faedah kepada seseorang pengarah jika kesan sampingan itu tidak dizahirkan dalam notis memanggil mesyuarat: Kaye lwn Croydon Tramways Company (1898)1 Ch 358; Tiessen lwn Henderson (1899) 1 Ch 861; Baille lwn Oriental Telephone & Electric Company Limited (1915) 1 Ch 503.