KEJENISAN MESYUARAT Mesyuarat
Agung Tahunan
Mesyuarat agung tahunan
memberikan peluang kepada pengarah-pengarah membentangkan
kepada pemegang yser mengenai prestasi pengurusan mereka
terutamanya yang berkaitan dengan akaun keuntungan dan
kerugian syarikat yang terkini dan cadangan-cadangan
dividen kepada pemegang-pemegang syer yang menjadi
anggota syarikat. Pengarah-pengarah juga akan mengambil
kesempatan daripada mesyuarat berkenaan untuk
mengemukakan diri mereka masing-masing untuk dilantik
semula oleh pemegang-pemegang syer. Pada mesyuarat agung
tahunanlah, seseorang pengarah diuji karismenya, kerana
mesyuarat berkenaan merupakan medan kepada
pemegang-pemegang syer untuk menyoal dan mempersoalkan
pengurusan pengarah-pengarah.
Kewajipan
Untuk Mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan
Tiap-tiap syarikat perlu
mengadakan mesyuarat agung tahunan sekali setiap tahun
kalendar: seksyen 143 (1). Walau bagaimanapun, sesebuah
syarikat ntidak perlu mengadakan mesyuarat agung
tahunannya dalam tahun syarikat diperbadankan atau tahun
berikutnya, asal saja mesyuarat agung tahunannya yang
pertama diadakan dalam tempoh lapan belas bulan
daripada tarikh pemerbadanannya: seksyen 143 (1). Lat tempoh di antara
sesuatu mesyuarat agung hendaklah tidak melebihi
lima belas bulan, tetapi Pendaftar Syarikat boleh
melanjutkan batasan tempoh berkenaan: seksyen 143 (2). Pada amnya tanggungjawab untuk
mengadakan mesyuarat agung tahunan terletak kepada
pengarah-pengarah. Walau bagaimanapun, anggota-anggota
boleh memohon kepada mahkamah untuk memerintahkan sesuatu
mesyuarat agung tahunan diadakan: seksyen 143
(4)(b).
Hak yang diberikan oleh seksyen
tersebut adalah penting memandangkan hak yang sedemikian
rupa tidak dipunyai oleh anggota-anggota (kecuali bagi
anggota-anggota yang memegang bahagian undi yang substansial
dalam syarikat) untuk memanggil untuk diadakan
mesyuarat-mesyuarat syarikat yang lain. Mesyuarat agung
merupakan satu-satunya peluang kepada anggota-anggota
syarikat untuk bertemu dan bersemuka serta mengkueri
pengarah-pengarah dalam perkara-perkara yang berkaitan
dengan perjalanan syarikat.
Urusan
Dalam Mesyuarat Agung Tahunan
Perlantikan juru audit
perlu dilakukan dalam mesyuarat agung tahunan syarikat: seksyen 172 (2). Bagi syarikat awam atau
syarikat subsidiari kepada syarikat awam, perlantikan
semula pengarah-pengarah yang telah mencapai umur yang
melebihi tujuh puluh tahun biasanya dibuat dalam
mesyuarat agung tahunan: seksyen 129 (6). Begitu juga kelulusan
untuk menerbitkan syer (yang selain daripada syer
penandatangan) biasanya dibuat dalam mesyuarat agung
tahunan: seksyen 132D. Selain daripada itu urusan-urusan mengenai
persaraan dan perlantikan pengarah-pengarah,
perisytiharan dividen, penetapan saraan juru audit dan
pertimbangan mengenai akaun syarikat biasanya dibuat
dalam mesyuarat agung tahunan. Urusan-urusan tersebut
tidak dikehendaki oleh undang-undang supaya dibuat dalam
mesyuarat agung tahunan, tetapi biasanya ditetapkan oleh
Perkara-perkara Persatuan syarikat. Selain daripada
urusan tersebut adalah dianggap sebagai urusan khas.
Mesyuarat
Agung Luar Biasa
Hak
Dan Kewajipan Untuk Mengadakan Mesyuarat Agung Luar
Biasa.
Mana-mana mesyuarat agung
yang selain daripada mesyuarat agung tahunan adalah
dianggap sebagai mesyuarat agung luar biasa: perkara 43. Dua atau lebih
anggota yang memegang tidak kurang daripada sepersepuluh
daripada modal syer terbitan syarikat boleh memanggil
mesyuarat syarikat: seksyen 145 (1). Bagi syarikat yang tidak bermodal
syer, sepersepuluh daripada keseluruhan anggota
syarikat boleh memanggil mesyuarat agung. Mesyuarat agung
juga boleh diadakan oleh pengarah-pengarah menurut Perkara-perkara
Persatuan: perkara 44.
Pengarah-pengarah perlu
mengadakan mesyuarat agung jika dikehendaki mengadakannya
melalui rekuisisi, walau apapun yang terkandung
dalam Perkara-perkara Persatuan syarikat: seksyen 144 (1). Rekuisisi adalah notis
bertulis kepada pengarah-pengarah yang menghendaki supaya
mesyuarat dipanggil. Cara ini biasanya menjadi pilihan
anggota-anggota memandangkan mereka jarang mempunyai cara
lain untuk memanggil mesyuarat. Sesuatu mesyuarat agung
boleh direkuisisi oleh mana-mana anggota yang memegang
tidak kurang daripada 10% daripada modal berbayar
syarikat yang mempunyai hak pengundian, atau bagi
syarikat yang tak bermodal syer, rekuisisi bleh dibuat
oleh anggota-anggota yang mewakili 10% daripada
jumlah hak pengundian. Rekuisisi berkenaan perlu
menyatakan tujuan-tujuan mesyuarat diadakan dan hendaklah
ditandatangani oleh perekuisisi dan diserahkan di pejabat
berdaftar syarikat: seksyen 144 (2). Adalah memadai jika
rekuisisi berkenaan dikirim melalui pos: Hup Seng Co Ltd
lwn Chin Yin (1962) MLJ 371.
Pengarah-pengarah perlu
mengadakan mesyuarat secepat yang boleh dalam tempoh dua
bulan daripada tarikh penerimaan rekuisisi oleh syarikat.
Jika tidak diadakan dalam tempoh 21 hari daripada
terikh rekuisisi diterima , perekuisisi boleh mengadakan
mesyuarat sesama mereka dalam tempoh tiga bulan
daripada tarikh rekuisisi diserahkan kepada syarikat: seksyen 144 (3). Apa-apa
perbelanjaan yang munasabah yang ditanggung oleh
perekuisisi dalam
memanggil mesyuarat berkenaan akan ditanggung oleh
syarikat, yang akan menuntutnya daripada
pengarah-pengarah yang ingkar dengan memotong fee atau
saraan mereka: seksyen 144 (4).
Jika adalah tidak
praktikal untuk mesyuarat dipanggil menurut kehendak
Akta atau Perkara-perkara Persatuan, mahkamah boleh
memerintahkan mesyuarat dipanggil, diadakan dan
dijalankan dengan apa-apa cara yang difikirkan patut
untuk memastikan pengendaliannya: seksyen 150. Ini boleh dilakukan oleh
mahkamah melalui usulnya sendiri, atau di atas permintaan
mana-mana pengarah atau anggota-anggota yang layak
mengundi atau wakil diri seseorang anggota. Perkataan 'tidak
praktikal' dalam seksyen tersebut tidaklah bermakna
bahawa mesyuarat tidak mungkin untuk dipanggil: Re El Sombrero
Ltd (1958) Ch 900.
Dalam menentukan sejauh mana sesuatu mesyuarat agung
itu tidak praktikal untuk dipanggil mesyuarat,
pemohon berkenaanlah yang perlu memuaskan mahkamah bahawa
adalah tidak praktikal untuk memanggil mesyuarat
syarikat dengan cara yang biasanya mesyuarat berkenaan
boleh dipanggil atau untuk mengendalikan mesyuarat dengan
cara yang ditetapkan oleh Perkara-perkara Persatuan
dan Akta: Leong Ah Hong lwn Hup Seng Co Ltd
(1963)MLJ 164,165.
Adalah tidak praktikal untuk memanggil mesyuarat menurut
pengertian seksyen 150 jika tiada kuasa dalam Akta atau dalam
Perkara-perkara Persatuan yang boleh digunakan untuk
memanggil mesyuarat berkenaan: Re Totex-Adon
Pty Ltd (1980) 1 NSWLR 605. Misalnya, adalah tidak praktikal
untuk memanggil mesyuarat jika semua pengarah-pengarah
telah meninggal dunia: Re Noel Tedman Holdings Pty Ltd
(1967) QDR 561.
Mahkamah boleh juga
menjalankan kuasanya di bawah seksyen 150, jika mesyuarat tidak dikendalikan
dengan baik. Kuasa untuk memanggil mesyuarat di bawah seksyen 150 tidaklah terpakai untuk memanggil
mesyuarat pengarah-pengarah: Tay Seo Geok lwn Tay Ek Seng Co
Sdn. Bhd. (1974) 1 MLJ 70.
Mesyuarat
Kelas
Mesyuarat kelas biasanya
diadakan bagi tujuan pengubahan hak dan keistimewaan yang
terkembar pada kelas-kelas syer yang berbeza atau dalam perkiraan
di bawah seksyen 176. Kuasa untuk mengubah hak kelas biasanya
diberikan dalam Perkara-perkara Persatuan (atau
kadangkalanya dalam Memorandum Persatauan).
Pemegang-pemegang syer yang terlibat oleh itu perlu
diberi kesempatan untuk bertemu sebagai pemegang kelas
syer tertentu untuk mempertimbangkan kesan-kesan
pengubahan yang akan dibuat. Lantaran itu, Perkara-perkara
Persatuan boleh juga memperuntukkan mengenai
mesyuarat yang perlu diadakan di kalangan kelas-kelas
pemegang syer tertentu, dan supaya majoriti yang
diperlukan pada mesyuarat kelas berkenaan untuk mengikat
anggota-anggota kelas terlibat.
Mesyuarat
Lembaga Pengarah
Sebagai sebuah badan
korporat, syarikat perlu bertindak melalui ejennya, iaitu
pengarah-pengarah. Pengarah-pengarah bertanggung-jawab
untuk mengurus hal-ehwal syarikat dan menetapkan
perkara-perkara berkaitan dengan dasar syarikat.
Kebanyakan daripada keputusan dan kehendak mereka
dizahirkan dalam mesyuarat lembaga pengarah, walaupun
dalam perkara tertentu ianya perlu dizahirkan dalam
mesyuarat agung.
Urusan
Dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah
Sebahagian atau semua
perkara-perkara yang berikut biasanya merupakan agenda
dalam mesyuarat lembaga pengarah yang pertama. Mesyuarat
berkenaan perlu diadakan secepat yang termungkin selepas
perlantikan pengarah-pengarah yang pertama dan penerimaan
Perakuan Pemerbadanan syarikat.
(a) Perakuan
Pemerbadanan. Setiausaha akan mengemukakan Perakuan
Pemerbadanan, dan butir-butir penerimaannya akan
direkodkan.
(b) Perlantikan
pengarah-pengarah pertama. Pengarah-pengarah
pertama telah dilantik dengan sempurna dengan
dinamakan sama ada dalam Memorandum dan Perkara-perkara
Persatuan, ditandatangani oleh
penandatangan-penandatangan memorandum dan
persetujuan bertulis untuk menjadi pengarah dalam
borang yang ditetapkan: Borang 48A. Soal
perlantikan mereka biasanya tidak timbul lagi.
Setiausaha hanya perlu merekod butir-butir
perlantikan.
(c) Perlantikan
pengerusi. Orang yang dilantik sebagai pengerusi
biasanya akan mempengurusikan mesyuarat agung
syarikat.
(d) Perlantikan
setiausaha syarikat. Perlantikan setiausaha
syarikat telah disempurnakan dengan penamaannya dalam
Memorandum atau Perkara-perkara Persatuan
yang telah ditandatangani oleh
penandatangan-penandatangan Memorandum.
Setiausaha akan merekod butir-butir perlantikan dan
sebagai tambahan, lembaga pengarah akan menetapkan
mengenai terma-terma perlantikannya.
(e) Perlantikan
broker syarikat. Bagi syarikat awam, perlantikan
broker adalah perlu jika syarikat awam berkenaan
bercadang untuk memohon untuk disenaraikan dengan Bursa
Saham Kula Lumpur.
(f) Perlantikan
juru audit syarikat. Sesebuah syarikat awam yang
bercadang untuk menawarkan syernya dalam prospektus
mungkin perlu untuk melantik juru auditnya pada tahap
ini kerana nama juruaudit perlu dinyatakan dalam
prospektus.
(g) Meterai biasa.
Pada mesyuarat lembaga pengarah yang pertama, meterai
biasa syarikat akan dikemukakan untuk kelulusan
lembaga pengarah, dan peraturan-peraturan mengenai
penggunaan dan pengawalannya ditetapkan, melainkan
jika telah ditetapkan dalam Perkara-perkara
Persatuan.
(h) Mendapatkan
modal. Cara-cara untuk mengumpul modal perlu
ditetapkan. Jika syarikat becadang untuk menawarkan
syernya kepada awam, caranya ilah melalui prospektus,
tawaran jualan dan sebagainya.
(i) Menyediakan
prospektus. Jika syarikat bercadang untuk
menawarkan syernya kepada awam, prospektus pelu
disediakan dan deraf prospektus berkenaan perlu
dipertimbangkan oleh lembaga pengarah yang
dikemukakan oleh setiausaha.
(j) Menyediakan
kontrak underwrait. Jika syarikat bercadang untuk
mengunderwrait terbitan syernya, lembaga
pengarah perlu mempertimbangkan mengenai terma-terma
deraf kontrak underwrait berkenaan yang
dikemukakan oleh setiausaha.
(k) Perjanjian jual
beli. Jika syarikat diperbadankan dengan
mengambil alih perniagaan lain, perjanjian jual beli
biasanya disempurnakan dalam mesyuarat lembaga
pengarah. Bagi syarikat awam, mana-mana kontrak yang
dibuat pada tahap ini adalah bersifat sementara
sehinggalah memperoleh sijil memulakan perniagaan
yang melayakkannya menjalankan perniagaan: seksyen 52
(3).
(l) Arahan kepada
setiausaha syarikat. Arahan secara formal
biasanya diberikan kepada setiausaha syarikat untuk
menguruskan mengenai perlantikan juru bank syarikat,
dan sebagainya.
Urusan dalam mesyuarat
lembaga pengarah yang berikutnya pula biasanya melibatkan
perkara-perkara yang berikut:
(a) Menetapkan dan
meluluskan dasar syarikat. Lembaga pengarah perlu
menetapkan dan meluluskan mengenai dasar syarikat,
misalnya mengenai pembangunan perniagaan syarikat,
pengambilalihan syarikat lain, menrima laporan
daripada jawatnkuasa-jawatankuasa yang dialntik dan
berbagai perkara lain yang berkaitan dengan dasar
umum syarikat. Semua perkara yang tersebut perlu
ditetapkan dan diluluskan dalam mesyuarat lembaga
pengarah, dan tidak diwakilkan kepada mesyuarat
jawatan kuasa.
(b) Urusan harian.
Bagi syarikat awam yang besar, kebanyakan urusan
harian diwakilkan kepada jawatan kuasa tertentu yang
dilantik khas untuk menguruskannya, yang antara
lainnya melibatkan pemindahan syer, pemateraian
dokumen seperti sijil syer, urusan kewangan harian,
kawalan belanjawan dan personel.
Peraturan-peraturan yang
menyentuh mengenai pengendalian mesyuarat lembaga
pengarah biasanya dinyatakan dalam Perkara-perkara
Persatuan syarikat. Biasanya syarikat memberikuasa kepada
pengarah-pengarah untuk megawal selia mesyuarat. Perkara 79-90 menggariskan mengenai
peraturan-peraturan dalam mesyuarat lembaga pengarah,
yang antara lainnya sebagai berikut:
(a) Pengarah-pengarah
boleh mengawal selia perjalanan mesyuarat
mengikut apa yang merka fikirkan patut: perkara 88.
(b) Pengarah-pengarah
boleh melantik salah seorang daripada ahli mereka
untuk bertindak sebagai pengerusi lembaga
pengarah dan boleh pula pada bila-bila masa saja
menyingkirkannya daripada jawatan tersebut. Jika
pengerusi yang dilantik itu tidak hazir selepas
tempoh sepuluh minit daripada masa yang ditetapkan
untuk memulakan mesyuarat atau jika tiada pengerusi
dilantik, pengarah-pengarah yang hazir boleh melantik
salah seorang daripada mereka untuk menjadi pengerusi
mesyuarat: perkara 85.
(c) Jika berlakunya persamaan
dalam bilangan undi, pengerusi hendaklah
mempunyai undi kedua atau undi pemutus: perkara 80.
(d) Korum dalam
mesyuarat boleh ditetapkan oleh pengarah-pengarah.
Jika korum tidak ditetapkan, korum hendaklah
ditetapkan sebagai dua: perkara 83.
(e) Jika terdapat kekosongan
jawatan dalam lembaga pengarah, pengarah-pengarah
yang ada boleh bertindak. Jika kekosongan itu
menyebabkan bilangan pengarah kurang daripada
bilangan kuorum yang ditetapkan, pengarah atau
pengarah-pengarah yang ada boleh bertindak hanya
untuk tujuan mengisi kekosongan atau untuk tujuan
memanggil suatu mesyuarat agung: perkara 84.
(f) Seseorang pengarah
tidak boleh mengundi berkaitan dengan mana-mana
kontrak yang dia berkepentingan dalamnya. Jika dia
mengundi juga, undinya tidak akan diambil kira.
Begitu juga kehazirannya dalam mesyuarat berkenaan
tidak boleh dikira dalam menentukan kuorum: perkara 81.
(g) Seseorang pengarah
boleh memanggil mesyuarat pada bila-bila masa.
Setiausaha syarikat hendaklah memanggil mesyuarat
apabila direkuisisi oleh mana-mana pengarah: perkara 79.
(h) Semua keputusan
lembaga pengarah hendaklah diputuskan dengan undi
majoriti: perkara 80.
(i) Suatu ketetapan
bertulis yang ditandatangani oleh semua
pengarah-pengarah yang pada masa itu berhak untuk
menerima notis mesyuarat lembaga pengarah hendaklah
menjadi sah seolah-olah telah diluluskan pada
mesyuarat pengarah-pengarah yang telah dibuat dan
diadakan: perkara 90.
(j) Pengarah-pengarah
boleh mewakilkan mana-mana kuasa mereka kepada
jawatan kuasa: perkara 86.
(k) Semua tindakan
pengarah-pengarah dalam sesuatu mesyuarat lembaga
pengarah adalah sah walaupun selepas itu
didapati kecacatan dalam perlantikan
pengarah-pengarah atau mana-mana orang yang dilantik
sebagai pengarah: perkara 89.
Jika Perkara-perkara
Persatuan tidak memperuntukkan mengenai pengendalian
mesyuarat, misalnya jika Jadual A tidak diterima
pakai, keputusan-keputusan dalam kes-kes yang berikut
akan terpakai:
(a) Perlantikan pengerusi
tanpa menetapkan tempoh perlantikannya tidak
melayakkannya untuk memegang jawatan sehingga dia
berhenti menjadi pengarah, kerana ahli-ahli lembaga
pengarah yang lain boleh menyingkirkannya pada
bila-bila masa, dan melantik mana-mana ahli lain
sebagai pengerusi: Foster lwn Foster (1916)1 Ch
532.
Pengerusi tidak akan mempunyai undi penentu: Nell lwn
Longbottom (1894)1 QB 767.
(b) Mesyuarat lembaga
pengarah tidak semestinya diadakan dalam bilik
lembaga. Ianya boleh diadakan secara yang tidak
formal. Walau bagaimanapun mesyuarat biasa yang
dihaziri oleh hanya dua orang pengarah tidak dianggap
sebagai suatu mesyuarat yang sah jika salah seorang
daripada mereka membantah: Barron lwn
Potter (1914)1 Ch 895. Suatu korum yang berkecuali
diperlukan dalam sesuatu mesyuarat lembaga pengarah: Yuill lwn
Greymouth Poin Elizabeth Railway Co (1904)1 Ch 32. Lembaga pengarah
hendaklah dibentuk dengan sempurna. Jika seseorang
bertindak sebagai pengarah tetapi telah tidak
dilantik dengan sempurna sebagai pengarah,
tindakannya tidak akan mengikat syarikat: Garden Gully
Quartz Mining Co lwn McLister (1875)1 AC 39. Majoriti
pengarah-pengarah yang hazir akan membentuk kuorum
yang sah: York Tramways lwn Willows
(1882) 8 QBD 685.
(c) Notis mesyuarat
lembaga pengarah yang munasabah adalah diperlukan,
melainkan mesyuarat berkenaan diadakan pada tarikh,
masa dan tempat yang tepat dan sama: Compagnie de
Mayville lwn Whitley (1869)1 Ch 788. Seseorang pengarah
tidak boleh dinafikan haknya untuk menerima notis.
Kegagalan memberi notis kepada sesorang pengarah akan
menyebabkan perjalanan mesyuarat menjadi tak sah,
walaupun seseorang pengarah itu memaklumkan bahawa
dia tidak dapat hazir, dan dengan itu tidak perlu
diberi notis: Re Portuguese Consolidated Copper
Mines (1889) 42 ChD 160.
Mesyuarat
Jawatan Kuasa
Jika dibenarkan oleh
Perkara-perkara Persatuan, pengarah-pengarah boleh
mewakilkan kuasa dan kewajipan mereka kepada suatu
jawatan kuasa. Jawatan kuasa berkenaan akan mempunyai
kuasa untuk mengikat syarikat melalui keputusan-keputusan
yang dibuat, asalkan mereka bertindak secara intra
vires.
Jika kuorum ditetapkan
oleh Perkara-perkara Persatuan atau pengarah-pengarah,
semua ahli jawatan kuasa akan membentuk kuorum yang sah
dalam mesyuarat jawatan kuasa: Re Liverpool
Household Stores (1890) 59 LJ Ch 616. Apabila mewakilkan tugas
kepada jawatan kuasa, adalah perlu supaya kuasa jawatan
kuasa berkenaan digariskan dengan jelas sama ada dalam
Perkara-perkara Persatuan atau dalam satu ketetapan
berasingan semasa jawatan kuasa itu dilantik. Sesuatu
jawatan kuasa tidak boleh mewakilkan kuasanya kepada
jawatan kuasa kecil, melainkan jika diberi kebenaran khas
untuk berbuat demikian.
|