‘Minit mesyuarat’ ialah rekod prosiding mesyuarat, ketetapan-ketetapan dan perkara-perkara yang bersampingan dengannya. Syarikat boleh menentukan sendiri mengenai cara mana sesuatu minit disimpan asalkan mengandungi rekod yang dicatat secara suci hati semua perkara yang perlu direkodkan, terutamanya mengenai urusan-urusan mesyuarat dikendalikan dan ketetapan-ketetapan yang diluluskan: August Investment Pty Ltd lwn Poseidon Ltd (1971) 2 SASR 60.

Minit berkaitan dengan prosiding

Minit mesyuarat agung dan mesyuarat lembaga pengarah perlu dimasukkan dalam Buku Minit dalam tempoh 14 hari selepas mesyuarat diadakan. Minit perlu ditandatangani oleh pengerusi mesyuarat, atau oleh pengerusi mesyuarat yang berikutnya.

Buku Minit boleh disimpan dalam buku berjilid atau dalam bentuk kekal yang lain. Jika minit disimpan dalam Buku Minit yang tidak dijilid, tindakan berjaga-jaga perlu diambil bagi memastikan sebarang pemalsuan tidak berlaku.

Minit biasanya merekod perkara-perkara yang berikut:

(a) jenis mesyuarat.

(b) masa, tarikh dan tempat mesyuarat.

(c) kehaziran, termasuk pengenalan pengerusi.

(d) kemaafan.

(e) minit mesyuarat sebelumnya.

(f) urusan yang dibincangkan.

(g) penutup.

Minit mesyuarat lembaga pengarah disimpan supaya pemegang-pemegang syer syarikat boleh mengetahui dengan tepat apa yang pengarah-pengarah mereka mereka lakukan, kenapa dilakukan dan bila dilakukan: Re Cawley & Co (1889) 42 ChD 209.

Nilai bukti

Jika minit telah dimasukkan dan ditandatngani dengan sempurna, melainkan dapat dibuktikan sebagai yang sebaliknya:

(a) mesyuarat itu disifatkan sebagai telah diadakan dan dilangsungkan.

(b) semua prosiding yang direkodkan dalam minit sebagai yang telah dilangsungkan dalam mesyuarat berkaitan adalah disifatkan sebagai telah dilangsungkan.

(c) semua perlantikan pegawai dan juruaudit yang direkod dalam minit sebagai telah dibuat pada mesyuarat berkaitan adalah disifatkan telah dibuat dengan sah: seksyen 156 (3).

Minit yang telah dimasukkan dan yang berupa ditandatangani adalah keterangan prima facie mengenai prosiding yang berkaitan dengannya: seksyen 156 (2). Andaian statutori mengenai kesempurnaan hendaklah ditafsirkan secara bebas sebagai di antara syarikat dengan anggota-anggotanya dan juga di antara syarikat dan pihak luar. Prosiding mesyuarat boleh dibuktikan dengan cara lain jika minit tidak disimpan: Mc Lean Brothers & Rigg Ltd lwn Grice (1906) 4 CLR 835.

Pengisytiharan kepentingan pengarah dalam mesyuarat lembaga pengarah

Selain daripada menghendaki supaya seseorang pengarah mendedahkan kepentingannya dalam kontrak, harta, jawatan, dan sebagainya dalam mesyuarat pengarah-pengarah, seksyen 131 juga menyebutkan bahawa:

"setiausaha syarikat hendaklah merekod tiap-tiap pengisytiharan di bawah sekysen ini dalam minit mesyuarat yang diadakan itu."

Selain daripada mengehndaki supaya pengisytiharan itu diminitkan, peruntukan itu juga penting kerana ia menunjukkan bahawa setiausaha syarikat perlu hazir pada mesyuarat lembaga pengarah.

Pemeriksaan Buku Minit

Buku minit berkaitan dengan mesyuarat agung hendaklah disimpan di pejabat berdaftar syarikat: seksyen 157 (1). Buku Minit berkenaan perlu dibuka untuk pemeriksaan oleh mana-aman anggota tanpa bayaran di tempat di mana ianya disimpan dengan sewajarnya dan apada setiap masa pejabat berdaftar dikehendaki suapya dibuka kepada awam: seksyen 157 (2). Hak untuk memeriksa secara langsung juga memberikan hak untuk membuat salinan atau cabutan daripadanya. Mana-mana anggota berhak mendapatkan salinan minit mesyuarat dalam tempoh 14 hari daripada tarikh permohonannya dengan caj (jika dicaj) tidak melebihi RM 1.00 bagi setiap patah perkataan: seksyen 157 (2). Kegagalan mematuhi kehendak ini akan menyebabkan syarikat dan pegawai-pegawainya yang bertanggungjawab melakukan kesalahan: seksyen 157 (3).

Hak statutori untuk memeriksa tidak terpakai kepada Buku Minit berkaitan dengan prosiding pengarah-pengarah dan oleh itu adalah lebih baik jika Buku Minitnya disimpan berasingan daripada Buku Minit mesyuarat agung.