Cara menamatkan hayat syarikat melalui pemotongan daripada daftar syarikat di Pejabat Pendaftar Syarikat merupakan satu cara mudah untuk mengurangkan kos penggulungan yang biasanya agak tinggi. Syarikat biasanya akan dipotong dari daftar apabila salah satu daripada dua hal keadaan berikut berlaku:

• apabila sesebuah syarikat tidak pernah mencapai tujuan penubuhan yang ditetapkan dalam perlembagaannya dan tidak pernah menjalankan perniagaan, atau
• apabila perniagaan sesebuah syarikat telah berakhir dan dibiarkan tanpa apa-apa aset mahupun liabiliti.

Cara penggulungan ini biasanya diamalkan oleh syarikat persendirian yang kecil yang tidak mempunyai aset ataupun liabliti. Terdapat dua cara yang boleh diambil oleh syarikat yang ingin supaya dipotong dari daftar:

• Setiausaha syarikat mengemukakan notis perletakan jawatannya kepada lembaga pengarah dan lembaga pengarah mengirimkan surat perletakan jawatan mereka kepada pejabat berdaftar. Akibatnya syarikat dibiarkan tanpa pegawai yang akan menjawab apa-apa surat-menyurat daripada Pendaftar Syarikat atau untuk membuat apa-apa penyata berkanun. Pendaftar Syarikat selanjutnya akan mengikuti prosedur yang diperuntukkan oleh s380. Jika tiada jawapan diterima oleh Pendaftar Syarikat, beliau akan menmotong syarikat berkenaan dari daftar.
• Syarikat boleh menulis kepada Pendaftar Syarikat, memaklumkan atau meminta Pendaftar Syarikat supaya memotong syarikat dari daftar, dengan menyerahkan bersama-sama dengan surat itu suatu akuan berkanun (statutory declaration) yang menentusahkan s308. Pendaftar Syarikat, selepas berpuas hati dengan perakuan itu, boleh selepas itu mengambil langkah lanjut mengikut prosedur yang diperuntukkan dalam s308 untuk memotong syarikat dari daftar.

Prosedur Pemotongan Syarikat Daripada Daftar

Jika Pendaftar Syarikat mempunyai alasan yang munasabah untuk mempercayai bahawa syarikat telah tidak menjalankan apa-apa perniagaan atau tidak beroperasi, dia boleh mengirim surat pertanyaan (enquiry letter) kepada syarikat: s308 (1).

Jika tiada jawapan diterima (atau jawapannya tidak menyatakan yang syarikat masih menjalankan perniagaan atau masih beroperasi) oleh Pendaftar Syarikat dalam tempoh sebulan daripada tarikh surat pertanyaan itu, Pendaftar Syarikat boleh menyiarkan dalam Warta Kerajaan dan mengirim surat berdaftar kepada syarikat yang mengandungi suatu notis bahawa selepas tamat tempoh tiga bulan daripada tarikh notis berkenaan, nama syarikat akan dipotong daripada daftar melainkan suatu tunjuk sebab (show cause) dibuat sebaliknya. Kemudiannya syarikat akan dibubarkan: s308 (2).

Jika syarikat sedang dalam proses penggulungan dan Pendaftar Syarikat mempunyai sebab untuk mempercayai bahawa salah satu daripada perkara berikut berlaku, Pendaftar Syarikat boleh mewartakan notis yang sama dalam Warta Kerajaan dan dikirimkan salinannya kepada syarikat atau penyelesai:

• tiada penyelesai yang bertindak.
• hal-ehwal syarikat telah digulung sepenuhnya, dan untuk tempoh selama enam bulan penyelesai telah ingkar menyerahkan apa-apa penyata yang dikehendaki oleh Akta.
• hal-ehwal syarikat telah digulung sepenuhnya dan syarikat tidak mempunyai sebarang aset atau jika adapunaset, aset yang ada itu tidak mencukupi untuk membayar kos untuk mendapatkan perintah Mahkamah utnuk membuabarkan syarikat: s308 (3).

Apabila berakhirnya tempoh tiga bulan itu Pendaftar Syarikat boleh (melainkan tunjuk sebab yang sebaliknya dibuat) memotong nama syarikat daripada daftar: s308 (4).

Selepas itu Pendaftar Syarikat hendaklah mewartakan notis pemotongan itu dalam Warta Kerajaan. Syarikat akan terbubar sebaik sahaja disiarkan dalam Warta Kerajaan.

Walaupun syarikat telah dipotong dari daftar oleh Pendaftar Syarikat, liabiliti tiap-tiap pegawai dan anggota syarikat (jika ada) akan kekal dan boleh dikuatkuasakan jika syarikat tidak dibubarkan: s308 (4)(a). Apa-apa harta syarikat(melainkan modal dipanggil dan modal tidak dipanggil) sama ada dalam bentuk harta alih (movable property) atau harta tak alih (imovable property), termasuk tindakan yang sedang berjalan sama ada di dalam atau di luar Malaysia yang masih belum selesai selepas dipotong dari daftar, hendaklah diletakhakkan (vested) kepada Pendaftar Syarikat bagi kesemua estate dan kepentingan syarikat di dalamnya (di sisi undang-undang atau ekuiti), bersama-sama dengan semua tuntutan, hak dan remedi berkaitan dengan syarikat: s311.

Mengikut s308 (4)(b), peruntukan s308 tidaklah menyentuh kuasa Mahkamah untuk menggulungkan syarikat yang namanya telah dipotong dari daftar. Mahkamah boleh juga, (atas permohonan oleh mana-mana orang yang terkilan dengan tindakan Pendaftar Syarikat memotong nama syarikat dari daftar) jika selepas berpuas hati yang pada masa namanya dipotong dari daftar itu syarikat:

• masih menjalankan perniagaan atau beroperasi atau
• adalah adil dan saksama baginya untuk memasukkan semula nama syarikat dalam daftar,

memerintahkan nama syarikat dimasukkan semula dalam daftar. Permohonan kepada Mahkamah itu hendaklah dibuat pada bila-bila masa dalam tempoh 15 bulan selepas nama syarikat dipotong dari daftar. Dengan terserahnya sesalinan perintah Mahkamah (court order) berkenaan kepada Pendaftar Syarikat, syarikat telah disifatkan sebagai meneruskan kewujudannya seolah-olah namanya telah tidak dipotong. Mahkamah boleh melalui perintahnya (court order), memberi perintah berkenaan dan membuat peruntukan yang disifatkan adil untuk menempatkan syarikat dan orang lain yang dalam kedudukan yang sama sehampir yang termungkin dengan jika nama syarikat tidak dipotong daripada daftar: s308 (5).

Jika apa-apa harta yang telah diletakhakkan kepada Pendaftar Syarikat telah dijual sebelum nama syarikat dimasukkan semula dalam daftar, Pendaftar Syarikat hendaklah membayar kepada syarikat suatu amaun yang sama dengan amaun yang diterima olehnya daripada jualan harta itu.