Make your own free website on Tripod.com
kembali ke laman utama syarikat.com kembali ke Bahagian 1ke Bahagian 3
 
 
KEJENISAN MESYUARAT

Mesyuarat Agung Tahunan

Mesyuarat agung tahunan memberikan peluang kepada pengarah-pengarah membentangkan kepada pemegang yser mengenai prestasi pengurusan mereka terutamanya yang berkaitan dengan akaun keuntungan dan kerugian syarikat yang terkini dan cadangan-cadangan dividen kepada pemegang-pemegang syer yang menjadi anggota syarikat. Pengarah-pengarah juga akan mengambil kesempatan daripada mesyuarat berkenaan untuk mengemukakan diri mereka masing-masing untuk dilantik semula oleh pemegang-pemegang syer. Pada mesyuarat agung tahunanlah, seseorang pengarah diuji karismenya, kerana mesyuarat berkenaan merupakan medan kepada pemegang-pemegang syer untuk menyoal dan mempersoalkan pengurusan pengarah-pengarah.

Kewajipan Untuk Mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan

Tiap-tiap syarikat perlu mengadakan mesyuarat agung tahunan sekali setiap tahun kalendar: seksyen 143 (1). Walau bagaimanapun, sesebuah syarikat ntidak perlu mengadakan mesyuarat agung tahunannya dalam tahun syarikat diperbadankan atau tahun berikutnya, asal saja mesyuarat agung tahunannya yang pertama diadakan dalam tempoh lapan belas bulan daripada tarikh pemerbadanannya: seksyen 143 (1). Lat tempoh di antara sesuatu mesyuarat agung hendaklah tidak melebihi lima belas bulan, tetapi Pendaftar Syarikat boleh melanjutkan batasan tempoh berkenaan: seksyen 143 (2). Pada amnya tanggungjawab untuk mengadakan mesyuarat agung tahunan terletak kepada pengarah-pengarah. Walau bagaimanapun, anggota-anggota boleh memohon kepada mahkamah untuk memerintahkan sesuatu mesyuarat agung tahunan diadakan: seksyen 143 (4)(b).

Hak yang diberikan oleh seksyen tersebut adalah penting memandangkan hak yang sedemikian rupa tidak dipunyai oleh anggota-anggota (kecuali bagi anggota-anggota yang memegang bahagian undi yang substansial dalam syarikat) untuk memanggil untuk diadakan mesyuarat-mesyuarat syarikat yang lain. Mesyuarat agung merupakan satu-satunya peluang kepada anggota-anggota syarikat untuk bertemu dan bersemuka serta mengkueri pengarah-pengarah dalam perkara-perkara yang berkaitan dengan perjalanan syarikat.

Urusan Dalam Mesyuarat Agung Tahunan

Perlantikan juru audit perlu dilakukan dalam mesyuarat agung tahunan syarikat: seksyen 172 (2). Bagi syarikat awam atau syarikat subsidiari kepada syarikat awam, perlantikan semula pengarah-pengarah yang telah mencapai umur yang melebihi tujuh puluh tahun biasanya dibuat dalam mesyuarat agung tahunan: seksyen 129 (6). Begitu juga kelulusan untuk menerbitkan syer (yang selain daripada syer penandatangan) biasanya dibuat dalam mesyuarat agung tahunan: seksyen 132D. Selain daripada itu urusan-urusan mengenai persaraan dan perlantikan pengarah-pengarah, perisytiharan dividen, penetapan saraan juru audit dan pertimbangan mengenai akaun syarikat biasanya dibuat dalam mesyuarat agung tahunan. Urusan-urusan tersebut tidak dikehendaki oleh undang-undang supaya dibuat dalam mesyuarat agung tahunan, tetapi biasanya ditetapkan oleh Perkara-perkara Persatuan syarikat. Selain daripada urusan tersebut adalah dianggap sebagai urusan khas.

Mesyuarat Agung Luar Biasa

Hak Dan Kewajipan Untuk Mengadakan Mesyuarat Agung Luar Biasa.

Mana-mana mesyuarat agung yang selain daripada mesyuarat agung tahunan adalah dianggap sebagai mesyuarat agung luar biasa: perkara 43. Dua atau lebih anggota yang memegang tidak kurang daripada sepersepuluh daripada modal syer terbitan syarikat boleh memanggil mesyuarat syarikat: seksyen 145 (1). Bagi syarikat yang tidak bermodal syer, sepersepuluh daripada keseluruhan anggota syarikat boleh memanggil mesyuarat agung. Mesyuarat agung juga boleh diadakan oleh pengarah-pengarah menurut Perkara-perkara Persatuan: perkara 44.

Pengarah-pengarah perlu mengadakan mesyuarat agung jika dikehendaki mengadakannya melalui rekuisisi, walau apapun yang terkandung dalam Perkara-perkara Persatuan syarikat: seksyen 144 (1). Rekuisisi adalah notis bertulis kepada pengarah-pengarah yang menghendaki supaya mesyuarat dipanggil. Cara ini biasanya menjadi pilihan anggota-anggota memandangkan mereka jarang mempunyai cara lain untuk memanggil mesyuarat. Sesuatu mesyuarat agung boleh direkuisisi oleh mana-mana anggota yang memegang tidak kurang daripada 10% daripada modal berbayar syarikat yang mempunyai hak pengundian, atau bagi syarikat yang tak bermodal syer, rekuisisi bleh dibuat oleh anggota-anggota yang mewakili 10% daripada jumlah hak pengundian. Rekuisisi berkenaan perlu menyatakan tujuan-tujuan mesyuarat diadakan dan hendaklah ditandatangani oleh perekuisisi dan diserahkan di pejabat berdaftar syarikat: seksyen 144 (2). Adalah memadai jika rekuisisi berkenaan dikirim melalui pos: Hup Seng Co Ltd lwn Chin Yin (1962) MLJ 371.

Pengarah-pengarah perlu mengadakan mesyuarat secepat yang boleh dalam tempoh dua bulan daripada tarikh penerimaan rekuisisi oleh syarikat. Jika tidak diadakan dalam tempoh 21 hari daripada terikh rekuisisi diterima , perekuisisi boleh mengadakan mesyuarat sesama mereka dalam tempoh tiga bulan daripada tarikh rekuisisi diserahkan kepada syarikat: seksyen 144 (3). Apa-apa perbelanjaan yang munasabah yang ditanggung oleh perekuisisi dalam memanggil mesyuarat berkenaan akan ditanggung oleh syarikat, yang akan menuntutnya daripada pengarah-pengarah yang ingkar dengan memotong fee atau saraan mereka: seksyen 144 (4).

Jika adalah tidak praktikal untuk mesyuarat dipanggil menurut kehendak Akta atau Perkara-perkara Persatuan, mahkamah boleh memerintahkan mesyuarat dipanggil, diadakan dan dijalankan dengan apa-apa cara yang difikirkan patut untuk memastikan pengendaliannya: seksyen 150. Ini boleh dilakukan oleh mahkamah melalui usulnya sendiri, atau di atas permintaan mana-mana pengarah atau anggota-anggota yang layak mengundi atau wakil diri seseorang anggota. Perkataan 'tidak praktikal' dalam seksyen tersebut tidaklah bermakna bahawa mesyuarat tidak mungkin untuk dipanggil: Re El Sombrero Ltd (1958) Ch 900. Dalam menentukan sejauh mana sesuatu mesyuarat agung itu tidak praktikal untuk dipanggil mesyuarat, pemohon berkenaanlah yang perlu memuaskan mahkamah bahawa adalah tidak praktikal untuk memanggil mesyuarat syarikat dengan cara yang biasanya mesyuarat berkenaan boleh dipanggil atau untuk mengendalikan mesyuarat dengan cara yang ditetapkan oleh Perkara-perkara Persatuan dan Akta: Leong Ah Hong lwn Hup Seng Co Ltd (1963)MLJ 164,165. Adalah tidak praktikal untuk memanggil mesyuarat menurut pengertian seksyen 150 jika tiada kuasa dalam Akta atau dalam Perkara-perkara Persatuan yang boleh digunakan untuk memanggil mesyuarat berkenaan: Re Totex-Adon Pty Ltd (1980) 1 NSWLR 605. Misalnya, adalah tidak praktikal untuk memanggil mesyuarat jika semua pengarah-pengarah telah meninggal dunia: Re Noel Tedman Holdings Pty Ltd (1967) QDR 561.

Mahkamah boleh juga menjalankan kuasanya di bawah seksyen 150, jika mesyuarat tidak dikendalikan dengan baik. Kuasa untuk memanggil mesyuarat di bawah seksyen 150 tidaklah terpakai untuk memanggil mesyuarat pengarah-pengarah: Tay Seo Geok lwn Tay Ek Seng Co Sdn. Bhd. (1974) 1 MLJ 70.

Mesyuarat Kelas

Mesyuarat kelas biasanya diadakan bagi tujuan pengubahan hak dan keistimewaan yang terkembar pada kelas-kelas syer yang berbeza atau dalam perkiraan di bawah seksyen 176. Kuasa untuk mengubah hak kelas biasanya diberikan dalam Perkara-perkara Persatuan (atau kadangkalanya dalam Memorandum Persatauan). Pemegang-pemegang syer yang terlibat oleh itu perlu diberi kesempatan untuk bertemu sebagai pemegang kelas syer tertentu untuk mempertimbangkan kesan-kesan pengubahan yang akan dibuat. Lantaran itu, Perkara-perkara Persatuan boleh juga memperuntukkan mengenai mesyuarat yang perlu diadakan di kalangan kelas-kelas pemegang syer tertentu, dan supaya majoriti yang diperlukan pada mesyuarat kelas berkenaan untuk mengikat anggota-anggota kelas terlibat.

Mesyuarat Lembaga Pengarah

Sebagai sebuah badan korporat, syarikat perlu bertindak melalui ejennya, iaitu pengarah-pengarah. Pengarah-pengarah bertanggung-jawab untuk mengurus hal-ehwal syarikat dan menetapkan perkara-perkara berkaitan dengan dasar syarikat. Kebanyakan daripada keputusan dan kehendak mereka dizahirkan dalam mesyuarat lembaga pengarah, walaupun dalam perkara tertentu ianya perlu dizahirkan dalam mesyuarat agung.

Urusan Dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah

Sebahagian atau semua perkara-perkara yang berikut biasanya merupakan agenda dalam mesyuarat lembaga pengarah yang pertama. Mesyuarat berkenaan perlu diadakan secepat yang termungkin selepas perlantikan pengarah-pengarah yang pertama dan penerimaan Perakuan Pemerbadanan syarikat.

(a) Perakuan Pemerbadanan. Setiausaha akan mengemukakan Perakuan Pemerbadanan, dan butir-butir penerimaannya akan direkodkan.

(b) Perlantikan pengarah-pengarah pertama. Pengarah-pengarah pertama telah dilantik dengan sempurna dengan dinamakan sama ada dalam Memorandum dan Perkara-perkara Persatuan, ditandatangani oleh penandatangan-penandatangan memorandum dan persetujuan bertulis untuk menjadi pengarah dalam borang yang ditetapkan: Borang 48A. Soal perlantikan mereka biasanya tidak timbul lagi. Setiausaha hanya perlu merekod butir-butir perlantikan.

(c) Perlantikan pengerusi. Orang yang dilantik sebagai pengerusi biasanya akan mempengurusikan mesyuarat agung syarikat.

(d) Perlantikan setiausaha syarikat. Perlantikan setiausaha syarikat telah disempurnakan dengan penamaannya dalam Memorandum atau Perkara-perkara Persatuan yang telah ditandatangani oleh penandatangan-penandatangan Memorandum. Setiausaha akan merekod butir-butir perlantikan dan sebagai tambahan, lembaga pengarah akan menetapkan mengenai terma-terma perlantikannya.

(e) Perlantikan broker syarikat. Bagi syarikat awam, perlantikan broker adalah perlu jika syarikat awam berkenaan bercadang untuk memohon untuk disenaraikan dengan Bursa Saham Kula Lumpur.

(f) Perlantikan juru audit syarikat. Sesebuah syarikat awam yang bercadang untuk menawarkan syernya dalam prospektus mungkin perlu untuk melantik juru auditnya pada tahap ini kerana nama juruaudit perlu dinyatakan dalam prospektus.

(g) Meterai biasa. Pada mesyuarat lembaga pengarah yang pertama, meterai biasa syarikat akan dikemukakan untuk kelulusan lembaga pengarah, dan peraturan-peraturan mengenai penggunaan dan pengawalannya ditetapkan, melainkan jika telah ditetapkan dalam Perkara-perkara Persatuan.

(h) Mendapatkan modal. Cara-cara untuk mengumpul modal perlu ditetapkan. Jika syarikat becadang untuk menawarkan syernya kepada awam, caranya ilah melalui prospektus, tawaran jualan dan sebagainya.

(i) Menyediakan prospektus. Jika syarikat bercadang untuk menawarkan syernya kepada awam, prospektus pelu disediakan dan deraf prospektus berkenaan perlu dipertimbangkan oleh lembaga pengarah yang dikemukakan oleh setiausaha.

(j) Menyediakan kontrak underwrait. Jika syarikat bercadang untuk mengunderwrait terbitan syernya, lembaga pengarah perlu mempertimbangkan mengenai terma-terma deraf kontrak underwrait berkenaan yang dikemukakan oleh setiausaha.

(k) Perjanjian jual beli. Jika syarikat diperbadankan dengan mengambil alih perniagaan lain, perjanjian jual beli biasanya disempurnakan dalam mesyuarat lembaga pengarah. Bagi syarikat awam, mana-mana kontrak yang dibuat pada tahap ini adalah bersifat sementara sehinggalah memperoleh sijil memulakan perniagaan yang melayakkannya menjalankan perniagaan: seksyen 52 (3).

(l) Arahan kepada setiausaha syarikat. Arahan secara formal biasanya diberikan kepada setiausaha syarikat untuk menguruskan mengenai perlantikan juru bank syarikat, dan sebagainya.

Urusan dalam mesyuarat lembaga pengarah yang berikutnya pula biasanya melibatkan perkara-perkara yang berikut:

(a) Menetapkan dan meluluskan dasar syarikat. Lembaga pengarah perlu menetapkan dan meluluskan mengenai dasar syarikat, misalnya mengenai pembangunan perniagaan syarikat, pengambilalihan syarikat lain, menrima laporan daripada jawatnkuasa-jawatankuasa yang dialntik dan berbagai perkara lain yang berkaitan dengan dasar umum syarikat. Semua perkara yang tersebut perlu ditetapkan dan diluluskan dalam mesyuarat lembaga pengarah, dan tidak diwakilkan kepada mesyuarat jawatan kuasa.

(b) Urusan harian. Bagi syarikat awam yang besar, kebanyakan urusan harian diwakilkan kepada jawatan kuasa tertentu yang dilantik khas untuk menguruskannya, yang antara lainnya melibatkan pemindahan syer, pemateraian dokumen seperti sijil syer, urusan kewangan harian, kawalan belanjawan dan personel.

Peraturan-peraturan yang menyentuh mengenai pengendalian mesyuarat lembaga pengarah biasanya dinyatakan dalam Perkara-perkara Persatuan syarikat. Biasanya syarikat memberikuasa kepada pengarah-pengarah untuk megawal selia mesyuarat. Perkara 79-90 menggariskan mengenai peraturan-peraturan dalam mesyuarat lembaga pengarah, yang antara lainnya sebagai berikut:

(a) Pengarah-pengarah boleh mengawal selia perjalanan mesyuarat mengikut apa yang merka fikirkan patut: perkara 88.

(b) Pengarah-pengarah boleh melantik salah seorang daripada ahli mereka untuk bertindak sebagai pengerusi lembaga pengarah dan boleh pula pada bila-bila masa saja menyingkirkannya daripada jawatan tersebut. Jika pengerusi yang dilantik itu tidak hazir selepas tempoh sepuluh minit daripada masa yang ditetapkan untuk memulakan mesyuarat atau jika tiada pengerusi dilantik, pengarah-pengarah yang hazir boleh melantik salah seorang daripada mereka untuk menjadi pengerusi mesyuarat: perkara 85.

(c) Jika berlakunya persamaan dalam bilangan undi, pengerusi hendaklah mempunyai undi kedua atau undi pemutus: perkara 80.

(d) Korum dalam mesyuarat boleh ditetapkan oleh pengarah-pengarah. Jika korum tidak ditetapkan, korum hendaklah ditetapkan sebagai dua: perkara 83.

(e) Jika terdapat kekosongan jawatan dalam lembaga pengarah, pengarah-pengarah yang ada boleh bertindak. Jika kekosongan itu menyebabkan bilangan pengarah kurang daripada bilangan kuorum yang ditetapkan, pengarah atau pengarah-pengarah yang ada boleh bertindak hanya untuk tujuan mengisi kekosongan atau untuk tujuan memanggil suatu mesyuarat agung: perkara 84.

(f) Seseorang pengarah tidak boleh mengundi berkaitan dengan mana-mana kontrak yang dia berkepentingan dalamnya. Jika dia mengundi juga, undinya tidak akan diambil kira. Begitu juga kehazirannya dalam mesyuarat berkenaan tidak boleh dikira dalam menentukan kuorum: perkara 81.

(g) Seseorang pengarah boleh memanggil mesyuarat pada bila-bila masa. Setiausaha syarikat hendaklah memanggil mesyuarat apabila direkuisisi oleh mana-mana pengarah: perkara 79.

(h) Semua keputusan lembaga pengarah hendaklah diputuskan dengan undi majoriti: perkara 80.

(i) Suatu ketetapan bertulis yang ditandatangani oleh semua pengarah-pengarah yang pada masa itu berhak untuk menerima notis mesyuarat lembaga pengarah hendaklah menjadi sah seolah-olah telah diluluskan pada mesyuarat pengarah-pengarah yang telah dibuat dan diadakan: perkara 90.

(j) Pengarah-pengarah boleh mewakilkan mana-mana kuasa mereka kepada jawatan kuasa: perkara 86.

(k) Semua tindakan pengarah-pengarah dalam sesuatu mesyuarat lembaga pengarah adalah sah walaupun selepas itu didapati kecacatan dalam perlantikan pengarah-pengarah atau mana-mana orang yang dilantik sebagai pengarah: perkara 89.

Jika Perkara-perkara Persatuan tidak memperuntukkan mengenai pengendalian mesyuarat, misalnya jika Jadual A tidak diterima pakai, keputusan-keputusan dalam kes-kes yang berikut akan terpakai:

(a) Perlantikan pengerusi tanpa menetapkan tempoh perlantikannya tidak melayakkannya untuk memegang jawatan sehingga dia berhenti menjadi pengarah, kerana ahli-ahli lembaga pengarah yang lain boleh menyingkirkannya pada bila-bila masa, dan melantik mana-mana ahli lain sebagai pengerusi: Foster lwn Foster (1916)1 Ch 532. Pengerusi tidak akan mempunyai undi penentu: Nell lwn Longbottom (1894)1 QB 767.

(b) Mesyuarat lembaga pengarah tidak semestinya diadakan dalam bilik lembaga. Ianya boleh diadakan secara yang tidak formal. Walau bagaimanapun mesyuarat biasa yang dihaziri oleh hanya dua orang pengarah tidak dianggap sebagai suatu mesyuarat yang sah jika salah seorang daripada mereka membantah: Barron lwn Potter (1914)1 Ch 895. Suatu korum yang berkecuali diperlukan dalam sesuatu mesyuarat lembaga pengarah: Yuill lwn Greymouth Poin Elizabeth Railway Co (1904)1 Ch 32. Lembaga pengarah hendaklah dibentuk dengan sempurna. Jika seseorang bertindak sebagai pengarah tetapi telah tidak dilantik dengan sempurna sebagai pengarah, tindakannya tidak akan mengikat syarikat: Garden Gully Quartz Mining Co lwn McLister (1875)1 AC 39. Majoriti pengarah-pengarah yang hazir akan membentuk kuorum yang sah: York Tramways lwn Willows (1882) 8 QBD 685.

(c) Notis mesyuarat lembaga pengarah yang munasabah adalah diperlukan, melainkan mesyuarat berkenaan diadakan pada tarikh, masa dan tempat yang tepat dan sama: Compagnie de Mayville lwn Whitley (1869)1 Ch 788. Seseorang pengarah tidak boleh dinafikan haknya untuk menerima notis. Kegagalan memberi notis kepada sesorang pengarah akan menyebabkan perjalanan mesyuarat menjadi tak sah, walaupun seseorang pengarah itu memaklumkan bahawa dia tidak dapat hazir, dan dengan itu tidak perlu diberi notis: Re Portuguese Consolidated Copper Mines (1889) 42 ChD 160.

Mesyuarat Jawatan Kuasa

Jika dibenarkan oleh Perkara-perkara Persatuan, pengarah-pengarah boleh mewakilkan kuasa dan kewajipan mereka kepada suatu jawatan kuasa. Jawatan kuasa berkenaan akan mempunyai kuasa untuk mengikat syarikat melalui keputusan-keputusan yang dibuat, asalkan mereka bertindak secara intra vires.

Jika kuorum ditetapkan oleh Perkara-perkara Persatuan atau pengarah-pengarah, semua ahli jawatan kuasa akan membentuk kuorum yang sah dalam mesyuarat jawatan kuasa: Re Liverpool Household Stores (1890) 59 LJ Ch 616. Apabila mewakilkan tugas kepada jawatan kuasa, adalah perlu supaya kuasa jawatan kuasa berkenaan digariskan dengan jelas sama ada dalam Perkara-perkara Persatuan atau dalam satu ketetapan berasingan semasa jawatan kuasa itu dilantik. Sesuatu jawatan kuasa tidak boleh mewakilkan kuasanya kepada jawatan kuasa kecil, melainkan jika diberi kebenaran khas untuk berbuat demikian.